Congressi: riflessioni e metodo sull’organizzazione

I particolari che possono fare la differenza durante l’organizzazione di un congresso

Nell’organizzazione di un ongongresso possiamo delineare tre aree ben distinte :

  • La location
  • I servizi
  • Il personale

Intorno a queste tre macro aree si svilupperà l’ideazione e la realizzazione di un congresso.

Se dovete organizzare un “ summit “ dovete individuare in primis dove ospitare l’evento. I centri congressi sono spesso inseriti all’interno di hotel prestigiosi, così da poter unire la parte congressuale a quella logistica ( soggiorno, vitto e tempo libero per gli ospiti ). Lo staff organizzativo deve prendere visione della location in modo preventivo e approfondito, confrontandosi con la struttura per programmare perfettamente ogni singolo momento che riguarda la durata dell’incontro. Il centro congressi molto spesso si presenta già attrezzato sotto il profilo del service : saranno già presenti schermi, service audio, luci e regia.  Se così non dovesse essere,  sarà cura dell’organizzazione creare un service  “ad hoc “ che riuscirà a soddisfare il cliente, rispettano gli spazi messi a disposizione dalla struttura.

I servizi che saranno all’interno di un evento eterogeneo come un congresso spazieranno dalla creazione di progetti grafici, elaborati su misura rispetto alle richieste del cliente, materiale tecnico e tecnologico ( pedane, strutture in alluminio, arredi, proiettori e schermi ).

La promozione di un congresso è affidata ad organi di stampa e piattaforme social, creando un “ concept “ incisivo e sobrio, vista la delicatezza dei temi che sono al centro dei congressi.

Oltre al team che gestisce l’evento, un ruolo fondamentale è rappresentato dal personale presente : hostess, security, addetti ai transfer, traduttori .

Queste sono alcune delle figure professionali che creano il primo interfaccia tra gli ospiti e l’evento. Un servizio di accoglienza curato nel minimo dettaglio rappresenta il miglior benvenuto possibile. La sicurezza garantita da professionisti del settore deve essere la base sul quale costruire il successo di questi meeting.

Gli spostamenti devono essere puntuali e coordinati, grazie a risorse che coniugano eleganza, discrezione e professionalità.

La presenza di ospiti internazionali e i temi trattati travalicano sovente i confini nazionali, traduttori e interpreti assicurano la migliore comprensione condivisa dei temi trattati.

La riuscita di un congresso risiede nella progettazione approfondita dei temi trattati e nella cura dei dettagli tecnici e logistici.

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