Eventi in Piazza. Come si organizzano?

Dinamiche e burocrazia sull’organizzazione di eventi in piazza.

eventi in piazzaVediamo come muoverci nell’organizzazione di un grande evento in piazza, o grande evento cittadino. Tutti noi avremo avuto una grande idea nel passato che magari non sapevamo come realizzare, forse, sarebbe bastato rivolgerci a qualche agenzia specializzata. Perché? Chi opera nel settore degli eventi, negli anni, avrà certamente imparato come convivere con le istituzioni e la burocrazia, e di certo avrà le conoscenze adatte per sbrogliare le diverse problematiche che possono affliggere l’organizzazione di un evento del genere, a caso citiamo viabilità, permessi, smaltimento rifiuti, sicurezza, ambulanze. Sono solo alcuni degli aspetti che possono essere fondamentali nella progettazione di un evento di piazza. Immaginiamo di voler organizzare una serata in una piazza qualunque dentro Roma. Una volta progettato insieme all’agenzia il piano di lavoro, identificati i vari costi e problemi da affrontare, si svolgerà un sopralluogo diretto sul posto, dove il reparto tecnico farà tutte le valutazioni del caso.

Nei giorni a seguire, comincerà a muoversi qualcosa nella macchina burocratica, ed in caso positivo potremo già vedere il nostro progetto prendere forma. Una volta raffinato in base alle normative comunali, avremo la prima visione concreta dell’evento, costi compresi. Ora è il momento di capire quanto spendere sul  serio, che materiali usare, quanto tempo si avrà a disposizione (tramite permesso) per montare e smontare il tutto, quanto personale sarà necessario, quanti furgoni, quanta sicurezza e via dicendo. Il personale tecnico sarà l’atteso ai lavori prima e dopo l’evento, saranno proprio loro ad andare sul posto a montare il palco, le transenne, eventuali stand, bagni, tavoli, sedute. I Tecnici Audio/Video saranno poi coloro che creeranno l’atmosfera, donando una vera e propria anima all’evento, insieme a chi ha progettato la scenografia in precedenza, che li guiderà sulla giusta strada per ottenere il risultato prefissato con il cliente.

Qualche ora prima verranno bloccate le strade interessate, e cominceranno i vari Sound Check e collaudi vari degli impianti, minimizzando al massimo eventuali imprevisti durante lo svolgimento della manifestazione. Ora siamo quasi pronti, il palco c’è e la sceneggiatura sembra perfetta, le luci hanno finito di allenarsi e sono fisse sul momento dell’esordio in scena, l’audio risuona perfetto nella piazza grazie al lavoro dei tecnici, tavoli e sedie, bar e bagni sono efficienti, e tutto è transennato e messo in sicurezza da una pattuglia della municipale e un ambulanza di servizio. Direi che sembra tutto ok. Ma non dimentichiamoci tutte le scorciatoie e agevolazioni che non avremmo avuto senza rivolgerci a dei professionisti del settore, che hanno oltretutto la possibilità di fornire anche il personale necessario durante l’evento. (Eventi di Piazza by Nosilence Eventi)

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