Gala Dinner, requisiti per il successo!

“Signore e Signori, questa volta parleremo di..”

Probabilmente salendo sul palco della nostra serata di Gala cominceremo così, eleganti ed un po’ ansiosi per il discorso. Più o meno la sensazione che si prova fino a quando la serata non è finita e tutto è andato per filo e per segno. E’ si.. perché la maggioranza di questi eventi vengono realizzati per commemorare qualcosa ma gala dinner romaanche per concretizzare accordi tra persone o marchi prestigiosi. E’ importante quindi che tutto vada per il meglio, lo sfarzo e l’eleganza della cena saranno l’aggregatore generale tra gli invitati, il filo conduttore.Ma ancora più importante saranno la location e l’allestimento di quest’ultima. L’atmosfera generale detterà i tempi.

Ora, in questo caso organizzare una Gala Dinner è qualcosa di impegnativo, che richiede attenzioni e coordinazione tra i protagonisti, perché è una vera e propria messa in scena, di improvvisato c’è poco e niente. Questo perché, come dicevamo prima una serata come questa serve a definire o concretizzare alcune situazioni ben precise all’occhio dell’organizzatore, che sa bene dove e quando colpire con effetti e parole. Allora andiamo a vedere nei dettagli quali sono i requisiti generali per cominciare a progettarne una.

1 – Gli invitati del Gala Dinner: bisogna da subito conoscere la mole e la “razza” degli invitati, questo servirà a decifrare lo stile da imporre alla manifestazione, soddisfacendo gli invitati in base alle loro attitudini, ecco perché si parlava di razza, proprio per decifrare cosa cosa si aspetterebbe un invitato e centrarlo in pieno.

2 – L’immagine del Gala Dinner: ora si penserà in base ai primi parametri raccolti, a come indirizzare a livello comunicativo e di scenografia la serata. Colori, slogan, materiali, cominceranno a far parte dei nostri pensieri, e più avanti si andranno a legare col contesto generale creato.

3 – Il Progetto Gala Dinner: serviranno i dati raccolti in precedenza per avere delle costanti in questa parte, quella progettuale appunto. Delle regole da rispettare, per non uscire fuori tema e progettare un contesto appropriato per il tipo di messaggio che si vuole dare con questo evento. Qui il Project Manager (dell’agenzia incaricata di organizzare l’evento) guiderà il responsabile dell’organizzazione (colui che fa le veci dell’azienda organizzatrice) nella scelta dei tessuti, delle sedie, del palco e via via luci, audio, video, ogni singolo dettaglio.

4- Personale del Gala Dinner: col progetto in mano ora sarà semplice individuare dove collocare le varie risorse e quali compiti assegnargli. Una precisazione riguarda l’abbigliamento, omogeneo. Significa realizzare delle “divise” che identifichino gli addetti alla sala e che donino quindi una presenza elegante e concreta al personale. Ovviamente non necessario se si stanno usando risorse fornite dalla struttura dove si organizza il Gala Dinner.

5 – La Scaletta del Gala Dinner: con il programma della serata in mano potremo veramente dire che la Gala Dinner è stata finalmente organizzata. Sarà la scaletta perciò a coordinare il susseguirsi dei momenti all’interno della serata dando ad ognuno dei protagonisti principali il proprio turno, non lasciando nulla al caso.

Con questi 5 punti ben definiti sarà facile amministrare un evento di questa portata, conservando sempre però, il dubbio di commettere un errore, tenendo alta ala tensione fino alla fine. Concentrati

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