La necessità continua e crescente che hanno le aziende di “comunicare” all’interno e all’esterno di esse è alla base dell’organizzazione di Meeting Aziendali. Dalla piccola riunione, al grande meeting aziendale con migliaia di ospiti, l’obiettivo primario e comune è Comunicare ed Emozionare.
Molteplici quindi possono essere le tipologie di Meeting. Che variano principalmente in base al pubblico che vuole essere raggiunto e al messaggio che vuole essere comunicato. Numerose sono le aree gestionali che concorrono all’organizzazione di Meeting Aziendali. Infatti all’interno di questa semplice definizione concorrono numerose attività quali accoglienza, accomodazione, trasferimenti, conferenza ma anche pasti, animazione, e intrattenimento. Solo la loro perfetta integrazione infatti da come risultato eventi memorabili.
Identificato il messaggio da comunicare e selezionato il pubblico di riferimento passiamo alla pianificazione vera e propria del Meeting. L’apparente semplice scelta della location, che normalmente è il primo passo nell’ambito dell’organizzazione di Meeting Aziendali, rappresenta una vera e propria scelta strategica. Numerosi sono gli scenari organizzativi, tecnici e tecnologici che possono presentarsi. Identificata la location quindi, va pianificato e ideato il concept, creata una Time-Line, vanno scelti anche i materiali e le tecnologie da utilizzare, va individuato e selezionato il personale.
Tutto ciò viene gestito a sistema dalla nostra struttura con a capo un Project Manager che funge da elemento di collegamento ed interfaccia con il cliente. Ciò permette al cliente di non disperdere risorse nella pianificazione ed attuazione di processi operativi. Ma anche di mantenere il controllo attraverso il contatto con il Project Manager su tutto il processo. Ma anche di mantenere viva la propria attenzione sulla cura dei contenuti e dei concetti da comunicare e mantenere vivo il controllo e il rispetto del Budget di spesa e più in generale godere della professionalità ed esperienza di professionisti del settore. In una frase di Alessandro Baricco la sintesi del nostro pensiero: “A volte le parole non bastano. allora servono i colori. le forme. le note e le emozioni.”