Organizzare un Seminario

Consigli pratici per una buona riuscita

La riuscita e l’organizzazione nel migliore dei modi di un seminario non è certamente un compito estremamente semplice, in quanto le variabili legate a questa tipologia di evento sono molte e complesse. Nosilence Eventi gestisce da più di dieci anni l’organizzazione e la realizzazione di un seminario per i propri clienti. L’iter seguito per sviluppare il tutto è il seguente:

  • scelta della location
  • estrapolare il “core business” del seminario
  • creare il massimo comfort in base alla durata
  • assicurare la massima professionalità e funzionalità di materiale e personale tecnico e d’accoglienza.

Il primo punto è fondamentale in quanto il cliente deve percepire la perfetta aderenza tra la sua idea e l’effettiva realizzazione. Nosilence ha in essere numerose partnership con location congressuali. Un modo veloce e soddisfacente per proporre ai committenti un vasto ventaglio di scelte che possano esaudire richieste e aspettative.

Gli spazi per un seminario possono avere già un allestimento tecnico preesistente, quindi dovremo controllare e fare un check tecnico e tecnologico.

Quando a disposizione c’è solo la Location?

Nel caso di strutture “vuote”. NoSilence mette a disposizione il noleggio di arredi, service audio, service video, luci, pannelli palchi. Anche il personale tecnico e da accoglienza può essere fornito dalla struttura in questione. In caso contrario NoSilence sarà lieta di mettere a vostra disposizione il proprio personale tecnico, le proprie hostess e i Security.

Una volta assicurato il lato meramente tecnico tecnologico, un seminario deve svilupparsi sull’idea di base che dovrà esser seguita e perseguita per tutta la propria durata. Nel caso di seminari con tema medico (una delle tematiche che più spesso ci troviamo nel nostro percorso professionale ) la fase di progettazione è fondamentale . Bisognerà prestabilire insieme al cliente la scaletta degli interventi, la durata e soprattutto l’importanza e il peso dei vari relatori.

Come gestire la programmazione dell’evento?

Un lavoro di programmazione assolutamente fondamentale per rendere il più possibile fruibile e assimilabile un insieme di concetti importantissimi. L’ordine preciso e prestabilito degli interventi ci aiuterà a capire la durata effettiva di ogni singola giornata di un seminario: da questo punto di partenza dobbiamo riuscire  a capire tanti piccoli particolari che possono fare la differenza. Uno su tutti, la scelta delle sedute che dovranno essere assolutamente ergonomiche e comode per assicurare il massimo comfort ai partecipanti nei lunghi periodi in cui dovranno stare seduti in platea.

Da questo punto di vista, il personale di accoglienza ha un ruolo assolutamente centrale sia nel far sentire “coccolati” gli ospiti, sia soprattutto per lo smistamento e l’accompagnamento nei momenti in cui grandi gruppi si dirigono verso i propri posti assegnati. Il personale di sicurezza sarà una presenza discreta ma assolutamente presente, con un occhio attento per quello che riguarda la tranquillità dei nostri clienti e di tutti gli astanti.

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