Segreteria Organizzativa per eventi pianificazione accoglienza.

Pianificazione e accoglienza durante un evento.

Un’evento si basa su alcuni principi fondamentali, che ne garantiscono il corretto svolgimento. Uno di questi è l’accoglienza. Accoglienza sta a significare tutto l’aspetto riguardante l’utenza e/o il pubblico che sarà parte dell’evento. Avvalersi del supporto di una segreteria organizzativa vuol dire delegare ad essa ogni richiesta o perplessità da parte dei partecipanti. Ma non solo, il lavoro della segreteria organizzativa, parte già prima dell’inizio dell’evento stesso.

Sarà suo compito infatti, occuparsi della diramazione degli inviti, gestire la mailing, fornire ovviamente supporto telefonico. Non solo, anche sul posto, durante lo svolgimento dell’evento ci saranno addetti all’accoglienza e interpreti se necessario. Hostess bilingue o trilingue sono a disposizione per garantire il giusto apporto al pubblico dell’evento, soprattutto se si tratta di incontri di carattere istituzionale – politico.

Come gestire una Segreteria Organizzativa per eventi?

Un desk in loco, si occuperà della logistica, come l’aspetto relativo ai transfer, diventando un vero punto di riferimento all’interno della manifestazione, un info-point. Quando si tratta di eventi su scala internazionale, è indispensabile poter contare sulla professionalità di interpreti e traduttori, che si occuperanno di convogliare il pubblico nelle aree indicate.

Questo tripodi professionisti, oltre ad hostess e steward, agiscono in totale autonomia, nel rispetto dell’immagine aziendale. La segreteria organizzativa è una sinergia che garantisce ordine e sicurezza all’interno dell’evento. Partendo dal desk, i vari steward, hostess, traduttori e interpreti saranno a disposizione del pubblico, per coordinare i lavori in maniera efficiente e professionale, fino alla fine dell’evento.

Quindi durante la progettazione di un evento, ormai con l’avvento dei media è diventato indispensabile tener conto dei parametri che riguardano internet e comunicazione, potendo contare su una segreteria organizzativa in grado di gestire la diffusione comunicativa, mailing list, supporto telefonico, accoglienza, logistica e transfer. Il dinamismo di un evento, coordinato da professionisti del settore, pronti a garantirvi la loro affidabilità per riuscire nel vostro evento.