Durante l’organizzazione di un evento non si deve solamente pensare alla parte realizzativa o pratica. Ma spesso ciò che assorbe maggiori energie è la frazione comunicativa, burocratica, promozionale o di gestione delle risorse umane. Detto così sembra superfluo, pertanto analizziamo nel dettaglio quali possono essere i Servizi per Eventi che un’agenzia specializzata in organizzazione ed alestimento di eventi può offrire.
Sarebbe comodo immaginare un evento, per entrare meglio nelle dinamiche. Ma sarebbe comunque impossibile elencare tutte insieme le possibili scelte in materia di servizi per eventi. Vediamole magari distinguendole per macrocategorie. Dove una racchiuderà promozione e gestione dell’evento, e l’altra riguarderà invece Location e Trasferimenti.
La Comunicazione è molto importante se si vuole organizzare un’evento di successo. Altrimenti sarebbe inutile organizzare alla perfezione qualcosa che poi non sia conosciuto dal potenziale pubblico. Per questo motivo esistono organi dedicati proprio alla divulgazione. Questi organi individuano inanzitutto i canali giusti per distibuire la notizia. Da li in poi verranno coordinati lavori di Comunicazione, Ufficio Stampa, Public Relations, Promozione Evento, Gestione Mailing, Help Desk, Segreteria Organizzativa e non solo.
Queste facoltà permettono di dare un’identità importante al progetto anche se paradossalmente al suo primo svolgimento e senza aver mai avuto contatti in precedenza. Inoltre rafforzerà l’impressione sul pubblico, donando fiducia vedendolo collegato e publicizzato professionalmente. La parte comunicativa è anche quella rivolta al web e alla stampa. Infatti poter realizzare anche pagine web, landing page, ma soprattutto prodotti di stampa quali Gadget, Biglietti da visita, Brochures, Partecipazioni, e qualunque altro prodotto di stampa sarà indispensabile per dare tangibilità all’evento stesso.
La seconda categoria è meno “astratta” ma decisamente più percepibile. Si tratta infatti di tutto quello che riguarda l’impiego di risorse umane come Servizi di Accoglienza, Interpreti e Traduttori, Autisti NCC. Ma anche Servizi di Trasferimento, Pullman Turistici, Noleggio di Limousine o Auto d’Epoca per citarne alcuni che necessitano assolutamente di personale dedicato. Ma anche le location dove organizzare l’evento danno risalto a quest’ultimo, in alcuni casi contano più dell’evento stesso. Infatti sarà possibile scegliere dove eventualmente accogliere ospiti o partecipanti in stutture come Hotel (in genere 4 o 5 stelle), BnB, Agriturismismi. Ma soprattutto la possibilità di scegliere la location dove svolgere l’evento. Scegliere la Location è come decidere che vestito mettere. A scelta tra Hotel, Ville e Dimore Storiche, Strutture e Palazzi Governativi, Locali e Discoteche, Ristoranti, Teatri e Spazi Museali potrete dare i giusto risalto al vostro Evento.